Guía Maestra para Administradores
Visión General
Gestión Centralizada
Centraliza todo el conocimiento de la empresa en un solo lugar, accesible y seguro.
IA Contextual
La IA no solo responde, sino que utiliza tus propios documentos para dar respuestas precisas y veraces.
Escalabilidad
Organiza miles de documentos y chats mediante una jerarquía robusta de proyectos y colecciones.
Proyectos: El Corazón Organizativo
Los Proyectos son las unidades principales de organización. Funcionan como contenedores raíz de conocimiento, permitiendo separar departamentos, clientes o áreas de negocio.
Configuración de Proyectos
Jerarquía Infinita: Puedes crear subproyectos dentro de otros para una organización granular.
Privacidad: Define si un proyecto es público (accesible por todos) o privado (solo admins).
Sincronización Cloud: Vincula proyectos directamente con carpetas de Google Drive o OneDrive.
Colecciones: Agrupación Ágil
A diferencia de los proyectos, las Colecciones permiten agrupar recursos de diferentes orígenes para casos de uso específicos. Son ideales para equipos que necesitan trabajar con documentos seleccionados.
Truco Pro: Usa colecciones para preparar "Kits de Bienvenida" para nuevos empleados con documentos de distintos departamentos.
Gestión de Recursos
Alimenta la inteligencia de la aplicación con diversos tipos de contenido:
Archivos
PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX), Texto plano (TXT) y más.
Multimedia
Vídeos de YouTube (se debe proporcionar la transcripción manualmente para que la IA la procese).
Cloud
Archivos residentes en Google Drive o MS OneDrive mediante sincronización.
Sistema de FAQs
Transforma el conocimiento recurrente en una base de datos estructurada y fácil de consultar.
- Categorización: Organiza tus preguntas frecuentes por departamentos o temáticas.
- Búsqueda Semántica: Los usuarios encontrarán la respuesta incluso si no usan las palabras exactas, gracias a la indexación inteligente.
- Vinculación: Asocia FAQs a recursos específicos para ampliar la información.
Biblioteca de Prompts
El comportamiento de la IA se define mediante Prompts. Como administrador, tienes control total sobre la "personalidad" del sistema.
Atención: Un mal prompt de sistema puede hacer que la IA ignore documentos o responda de forma inadecuada. Siempre prueba tus prompts en el chat antes de desplegarlos de forma masiva.
Diferencia entre Prompts
Prompt de Sistema
Define las reglas maestras y el rol de la IA (ej: "Eres un analista financiero experto").
Prompt de Usuario
Plantillas predefinidas para que los usuarios ejecuten tareas complejas con un solo clic (ej: "Analiza el tono de este texto").
Usuarios, Roles y Permisos
Control de acceso total para mantener la seguridad corporativa.
Arquitectura de Roles Flexible
A diferencia de otros sistemas rígidos, aquí puedes crear y personalizar tus propios roles según las necesidades de tu empresa.
Desde la sección de Roles en Configuración, puedes definir qué acciones puede realizar cada perfil, permitiendo un control granular sobre quién puede gestionar usuarios, quién puede subir recursos o quién solo puede consultar el conocimiento.
Para cada usuario, puedes asignar uno o varios roles, facilitando una gestión de permisos dinámica y escalable.
Conexión con la Nube
Integra tus archivos existentes sin esfuerzo mediante una conexión segura Punto-a-Punto.
Estrategia de Almacenamiento
Puedes elegir entre dos modos de funcionamiento en la configuración del sistema:
- Streaming: El archivo se lee directamente desde la nube cuando la IA lo necesita.
- Local: El sistema descarga una copia en el servidor para un procesamiento más rápido y persistente.
Pasos para Google Drive
Google Cloud Console: Crea un proyecto, activa la "Google Drive API" y genera credenciales de tipo "OAuth 2.0 Client ID".
URI de Redirección: Debes configurar la URI autorizada como:
https://tu-dominio.com/api/google-drive/callback
Ámbitos (Scopes): Asegúrate de solicitar el permiso
drive.readonly.
Pasos para Microsoft OneDrive
Azure Portal: Registra una aplicación en "Entra ID" (antes Azure AD).
Permisos de API: Asigna Files.Read.All y
User.Read de Microsoft Graph.
Secretos: Genera un "Client Secret" y cópialo inmediatamente (solo se muestra una vez).
Configuración de Inteligencia (OpenAI)
El motor que impulsa el sistema. Los modelos definen la capacidad de razonamiento y el coste por consulta.
Configuración de Modelos: Puedes añadir y configurar diferentes modelos desde el panel administrativo, permitiendo que cada proyecto use el cerebro más adecuado.
Métricas de Uso
Monitoriza el consumo de tokens por usuario y proyecto para tener una visión clara de la inversión en IA por cada área de tu empresa.
Glosario y Memoria: Contexto Permanente
Glosario
Base de datos de términos técnicos, acrónimos o jerga interna. Ayuda a que la IA no se pierda cuando usas terminología propia de tu negocio.
Memoria Global
Es el Contexto Base que se añade a todas las conversaciones de la plataforma. Úsala para información que la IA DEBE conocer siempre, sin importar el proyecto (ej: "Nuestra empresa se llama X y nos dedicamos a Y", o "Nunca respondas sobre la competencia").
Feedback y Supervisión: Aprendizaje Continuo
La plataforma incluye herramientas de auditoría avanzadas para garantizar que la IA evolucione con tu negocio.
Gestión de Chats
Como administrador, puedes acceder al historial global de conversaciones para supervisar el uso y la calidad de las respuestas. Puedes filtrar por usuario, proyecto, fecha e incluso por el sentimiento del feedback recibido.
Preguntas Sin Respuesta
El sistema detecta automáticamente cuando la IA no ha podido responder a un usuario por falta de contexto. Estas preguntas aparecen en una sección especial para que puedas resolverlas subiendo nuevos documentos.
Conversión a FAQ
Con un solo clic, transforma una respuesta brillante de la IA en una FAQ oficial y permanente en la base de conocimiento.